Jak działa SysKon?

System składa się z dwóch części. Część pierwsza przeznaczona jest dla uczestników Twojej konferencji. Druga część przeznaczona jest dla organizatora konferencji. Taki podział systemu pozwala na bezproblemowe zarządzanie konferencją.

Moduł uczestnika

Organizując konferencję zapewne wysyłasz do osób zainteresowanych Twoją konferencją ulotki. Wśród podstawowych informacji dotyczących konferencji umieszczasz również informację o tym, w jaki sposób należy dokonać zgłoszenia udziału. Uczestnicy zgłaszają się najczęściej wysyłając tradycyjny list lub pocztę elektroniczną. Proces obsługi tak nadsyłanych zgłoszeń jest czasochłonny i kosztowny.

Moduł uczestnika składa się z zestawu stron WWW. Na stronach tych zamieszczone są informacje o konferencji. Są to na ogół informacje o celu konferencji, ważnych datach, opłatach, radzie programowej, zakwaterowaniu, warunkach udziału oraz inne informacje zamieszczone przez organizatorów konferencji. Oprócz tych informacji na stronach WWW zamieszczony jest formularz zgłoszeniowy.

Każda osoba odwiedzająca te strony konferencji, może dowiedzieć się dużo interesujących informacji na jej temat. Gdy zdecyduje się wziąć udział w konferencji, wystarczy że wypełni zamieszczony na stronie formularz zgłoszeniowy. Podczas procesu rejestracji jest tworzone konto uczestnika. Dostęp do tego konta jest ograniczony za pomocą loginu i hasła, które definiuje uczestnik w momencie zgłoszenia. Po zalogowaniu na swojego konto, każdy uczestnik może uzupełnić dane o pobycie, fakturze, zgłosić artykuły i sprawdzić status już zgłoszonych. Dzięki temu nie musi kontaktować się z biurem konferencji z prośbą o zmianę lub uzupełnienie danych.

Wykorzystując system SysKon możesz uprościć i skrócić proces zgłoszenia udziału oraz artykułu. Możesz również w obszerniejszy sposób opisać swoją konferencję. Dzięki temu łatwiej będzie Ci zachęcić potencjalnych uczestników konferencji do udziału w niej.

Formularz zgłoszeniowy	Strona www konferencji

Moduł administracyjny

W chwilę po wypełnieniu formularza zamówienia będziesz mógł przystąpić do konfiguracji systemu. Proces konfiguracji SysKonu składa się z 7-miu kroków. W pierwszym kroku definiujesz nazwę użytkownika i hasło zabezpieczające dostęp do systemu. Są one niezbędne do zalogowania się do systemu. W kolejnych krokach podajesz podstawowe informacje o konferencji. Są to dane o nazwie konferencji, ważnych terminach, opłatach oraz adres biura konferencji. W ostatnim kroku wybierasz wzór graficzny stron WWW Twojej konferencji. W oparciu o ten wzór zostaną stworzone wszystkie strony WWW. Tobie pozostaje jedynie zapełnienie ich zawartością. Po zakończeniu procesu konfiguracji możesz przystąpić do pracy z modułem administratora.

Dostajesz do swojej dyspozycji moduł administracyjny do zarządzania konferencją. Pozwala Ci on na przeglądanie różnego rodzaju raportów, drukowanie faktur, komunikację z uczestnikami, obsługę rezerwacji hotelowych.

Dostęp do modułu administratora posiada organizator jak również osoby przez niego upoważnione. Organizator ma możliwość nadawania uprawnień innym osobom do korzystania z modułu administracyjnego. Uprawnienia tego mogą być nadawane do korzystania z całości systemu lub tylko z wybranych funkcji.

Moduł administracyjny został podzielony na funkcjonalne podmoduły:
• zgłoszenia
• faktury
• logistyka
• powiadomienia
• recenzent
• konferencja
• organizator

Moduł zgłoszenia

Uczestnicy zgłaszając się na konferencję określają różnego rodzaju informacje. Są one sukcesywnie gromadzone w systemie, a moduł zgłoszenia prezentuje je w postaci przejrzystych raportów.

Dzięki nim dowiesz się, kto się zgłosił (i kiedy), czy nadesłał artykuł (lub czy planuje nadesłać, ponieważ system nie wymaga od uczestnika zgłoszenia od razu pełnego artykułu). System przechowuje kompletne informacje o uczestniku (adresy do korespondencji, reprezentowanej uczelni, firmy, adresy do faktur). Informacje prezentowane na raportach można sortować według rożnych atrybutów np. nazwisko-imię, data zgłoszenia, tytuł naukowy. Wśród informacji prezentowanych na raportach można wyszukiwać rekordy spełniające określone kryteria np. miasto = 'Warszawa'. Funkcje sortowania i wyszukiwania znacząco ułatwiają pracę z raportami zawierającymi duże ilości danych o zgłoszonych uczestnikach.

Wszystkie raporty mogą być w każdej chwili wyeksportowane do pliku w formacie Microsoft Excel. Tak przygotowany plik, może zostać wydrukowany lub przekazany innym osobom.

W skład modułu zgłoszenia wchodzą następujące raporty:
• lista zgłoszeń
• lista wycofanych zgłoszeń
• lista artykułów
• lista wycofanych artykułów
• lista współautorów
• lista potencjalnych autorów
• informacje o zgłoszonej osobie
• informacje o zgłoszonym artykule
• statystyki

Lista zgłoszonych uczestników	Lista zgłoszonych artykułów

Moduł faktury

Dzięki temu, że system gromadzi w jednym miejscu wszystkie niezbędne informacje możesz szybko i w prosty sposób wystawić uczestnikowi fakturę za uczestnictwo. Nie musisz przy tym wprowadzać ponownie danych o uczestniku, system automatycznie podpowie Ci dane do faktury podane przez uczestnika podczas zgłoszenia na konferencję. Pozwoli Ci to uniknąć niepotrzebnych pomyłek. Jeżeli chcesz, możesz wystawić uczestnikom faktury pro forma. System umożliwia również wystawienie faktur zbiorczych, a jeżeli zajdzie taka potrzeba wystawienie korekty faktury. Jeżeli faktury wystawia inna jednostka, możesz jednym kliknięciem dane dotyczące faktur wyeksportować do pliku w formacie Microsoft Excel. Tak stworzony plik możesz następnie przekazać osobom odpowiedzialnym za wystawianie faktur.

W skład modułu faktury wchodzą następujące raporty:
• lista wpłat
• lista danych do faktur
• lista wystawionych faktur
• produkty / usługi
• ustawienia

Koszt uczestnictwa w konferencji z reguły tworzą koszty zakwaterowania, udziału w imprezach towarzyszących, wyżywienia. W raporcie produkty/usługi możesz zdefiniować produkty, bądź usługi jakie zostaną później zamieszczone na fakturze.

W raporcie ustawienia możesz określić informacje niezbędne przy wystawianiu faktur. W skład tych informacji wchodzą: dane o wystawcy, domyślnym sposobie i terminie płatności, jak również czy system ma stosować numerację automatyczną oraz format tego numeru. Numerację automatyczną ustawia się osobno dla faktur, faktur pro forma i korekt. Oprócz tego należy podać numer faktury od którego powinna rozpocząć się autonumeracja. Dzięki temu możesz dokonać wydruk wszystkich faktur bezpośrednio z SysKonu, bez potrzeby korzystania z dodatkowych programów.

Lista danych do faktur	Faktura
Lista wpłat wniesionych przez uczestników konferencji

Moduł logistyka

System prosi zarejestrowanych uczestników o podanie informacji, kiedy przyjadą na konferencję oraz kiedy planują wyjechać. Dzięki tym informacjom jest w stanie podać Ci ile noclegów powinieneś zarezerwować. Dodatkowo system jest w stanie poinformować Cię o jakich godzinach przyjadą uczestnicy (np. pierwszego dnia konferencji o godzinie 10-tej przyjedzie 20 osób, a o 11-tej tylko 2). Pobierane przez system informacje ułatwią Ci również rozmieszczenie uczestników w pokojach - dowiesz się kto z kim chciałby nocować oraz jaki pokój preferuje (np. pokój jednoosobowy dla osób niepalących, oczywiście decyzja czy taki dostanie należy do Ciebie). Raport zawierający listę przydzielonych osób do pokoi możesz wyeksportować do pliku w formacie Microsoft Excel. Tak przygotowany plik możesz przekazać hotelowi, który wykorzysta go do przydziału konkretnych pokoi uczestnikom Twojej konferencji. Dzięki modułowi logistyka unikniesz zbędnych pomyłek w przydziale pokoi i sprawnie przeprowadzisz ich przydział.

Lista adresowa uczestników	Raport szczegółowy - rozlokowanie uczestników w pokojach

Moduł powiadomienia

Istotnym problemem podczas organizowania konferencji jest komunikacja z jej uczestnikami - zarówno tymi potencjalnymi jak i już zarejestrowanymi. Posiadając bazę adresową możesz w prosty sposób rozesłać do wszystkich profesjonalne i eleganckie zaproszenia do udziału w konferencji. Zarejestrowanych uczestników możesz natomiast informować o wydarzeniach dotyczących konferencji. Może to być przypomnienie o możliwości nadesłania artykułu czy choćby o konieczności dokonania opłaty za udział w konferencji.

Proces wysłania powiadomień składa się z dwóch kroków:

W pierwszym kroku należy dokonać wyboru szablonu powiadomienia oraz języka w jakim ma być wysłane powiadomienie. Organizator może skorzystać z jednego z pięciu standardowych wzorów powiadomień, może również zdefiniować własne powiadomienie. W systemie przygotowane są standardowe wzory powiadomień w języku polskim i angielskim, są to powiadomienia:

• o możliwości zgłoszenia artykułu
• o uzupełnieniu brakujących danych
• o określeniu pobytu
• o dokonaniu wpłaty
• o upłynięciu terminu wpłaty

W drugim kroku wysyłania powiadomień organizator może zmienić temat powiadomienia, jego treść i grupy odbiorców. Do każdego powiadomienia można załączyć plik z dodatkową informacją. Treść powiadomień jest przygotowana automatycznie przez system. Może być dowolnie zmieniana za pomocą prostego w obsłudze edytora podobnego do popularnych edytorów tekstu. Powiadomienie może zostać wysłane do każdego uczestnika konferencji lub do grupy uczestników konferencji, która spełnia jedne z poniższych kryteriów:

• osoby, które zgłosiły artykuł
• osoby, które nie zgłosiły artykułu
• osoby, które mają kompletny artykuł
• osoby, które mają braki w artykule
• osoby, które mają kompletny artykuł
• osoby, które zapłaciły za konferencję
• osoby, które nie zapłaciły za konferencję
• osoby, które nie określiły pobytu
• osoby, które określiły pobyt

Powyższa lista kryteriów nie jest ostateczna i w każdej chwili twórcy systemu mogą ją rozszerzyć i dostosować do potrzeb klienta.

Moduł powiadomienia na szybką i efektywną formę komunikacji z uczestnikami konferencji. Dzięki zautomatyzowaniu procesu komunikowania możesz zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy. Wszystkie powiadomienia wysyłane są w formacie HTML, dzięki temu wyglądają one przejrzyście i profesjonalnie.

Powiadomienie	Prowadzenie akcji Call4papers

Moduł recenzent

Nadsyłane przez uczestników artykuły są gromadzone w systemie. Korzystając z modułu do recenzji jesteś w stanie w prosty sposób sprawdzić czy autor nadesłał wszystkie wymagane informacje o artykule. Moduł obsługuje zarówno streszczenia jak i pełne artykuły, więc weryfikacja może być dwustopniowa. Każdy z artykułów może być oceniany przez dowolną liczbę recenzentów. Funkcje systemu dają Ci pełną kontrolę nad tym który z recenzentów ma ile artykułów oraz ile z nich zostało już ocenionych. Informacja o ocenie jaką otrzymał artykuł jest automatycznie przekazywana autorowi artykułu.

Przydzielanie artykułów do recenzji	Recenzja

Moduł konferencja

Korzystając z tego modułu możesz zapełnić treścią strony WWW Twojej konferencji. Treść stron edytuje się w prosty sposób, korzystając z edytora podobnego do popularnych edytorów tekstu.

Dodatkowo w module tym możesz zdefiniować bloki tematyczne dla Twojej konferencji czy dodać kolejną wersję językową. Teraz serwis WWW Twojej konferencji może dotrzeć do większej liczby potencjalnych uczestników w sposób w jaki oni by sobie tego życzyli.

W module konferencja określasz podstawowe informacje dotyczące konferencji. Są te dane o nazwie konferencji, adresie biura, terminach, płatnościach. Dane te są później wykorzystane w różnych miejscach systemu. Jednym z zastosowań jest umieszczanie tych informacji w standardowych wzorach maili rozsyłanych do uczestników.

Dane konferencji wykorzystywane do zautomatyzowanej pracy systemu	Zarządzanie stronami WWW serwisu konferencji

Moduł organizator

Ten moduł pozwoli Ci zarządzać użytkownikami systemu. Dla każdego z użytkowników możesz zdefiniować do których funkcji system ma dostęp. Dlatego możesz być pewien, że niepowołana osoba nie dotrze do zastrzeżonych miejsc.

Moduł organizator pozwala Ci również na budowanie bazy adresowej. Dane zgromadzone w tej bazie mogą być wykorzystane w celach marketingowych konferencji. Jednym z zastosowań może być wysyłanie zaproszeń do udziału w konferencji, tzw. "Call 4 papers".